Upang makipag-usap sa ibang mga indibidwal at ligal na entity, ang samahan ay nangangailangan ng isang elektronikong, at kung minsan isang regular na mailbox. Ang una ay maaaring i-set up sa iyong sarili o third-party server, at ang pangalawa sa iyong lokal na post office.
Panuto
Hakbang 1
Kung ang organisasyon ay may sariling pangalan ng domain, maaari kang makakuha ng isang mailbox dito sa pamamagitan ng pagpapatakbo ng programang sendmail o katulad na programa sa server. Ang mail server mismo ay matatagpuan sa teritoryo ng samahan at sa server room ng hosting provider. Ang programa ay maaari ding patakbuhin sa parehong server na ginagamit upang dalhin ang opisyal na website sa publiko. Ang pangunahing bagay ay ang isang DNS record na ginawa para dito. Ituro sa system administrator ng samahan upang lumikha ng mga account sa server na ito para sa iba't ibang mga tao sa samahan. Ipahiwatig ang natanggap na mga e-mail address sa opisyal na website. Ang pagpipiliang ito ay maaaring isaalang-alang ang pinaka-prestihiyoso (ang mga address ay matatagpuan sa parehong pangalawang antas ng domain tulad ng site), gayunpaman, upang matiyak ang maaasahang proteksyon ng mga mailbox mula sa spam at mga virus, ang administrator ng system ay kailangang gumawa ng maraming pagsisikap.
Hakbang 2
Ang isang medyo hindi gaanong prestihiyosong pagpipilian para sa paglikha ng isang e-mail box ay ang paggamit ng naaangkop na mga serbisyo ng isang tagapagbigay na nagbibigay sa samahan ng access sa Internet (huwag malito ito sa isang provider ng hosting). Pagkatapos ang mga address ay matatagpuan sa parehong pangalawang antas ng domain bilang site ng provider. Mangyaring tandaan na ang pangunahing kawalan ng pamamaraang ito ng pagtanggap ng mga mailbox ay ang kanilang maliit na dami. Sa kawalan ng napapanahong paglilinis, mabilis silang umapaw, at kung kasama sila sa mga listahan ng mga spammer, ang kanilang mga address ay mahirap baguhin sa iba.
Hakbang 3
Ang hindi gaanong prestihiyoso, ngunit din ang pinaka maginhawang paraan ng pagkuha ng mga e-mail box para sa isang samahan ay ang paggamit ng mga pampublikong mail server. Ang kanilang mga serbisyo ay ibinibigay nang walang bayad, at nagbibigay sila ng medyo mataas na kalidad na proteksyon laban sa spam, at kung minsan laban sa mga virus. Ang dami ng isang kahon na maaaring malikha sa tulad ng isang server ay maaaring maraming mga gigabyte. At ang ilan sa mga server na ito (tulad ng Gmail) ay itinuturing na hindi gaanong prestihiyoso kaysa sa iba.
Hakbang 4
Hindi alintana kung aling server ang nakalagay ang iyong mailbox, mahalagang panatilihing ligtas ito. Magtakda ng isang malakas na password, at magpasok ng isang random na pagkakasunud-sunod ng mga character bilang isang sagot sa iyong katanungan sa seguridad. Palitan ang iyong password nang pana-panahon.
Hakbang 5
Upang makatanggap ng mga sulat sa papel, makipag-ugnay sa post office na pinakamalapit sa samahan upang lumikha ng isang post office box. Nakatanggap ng isang hanay ng mga dokumento, kasama ang isang form ng kontrata, punan ang lahat ng kinakailangang mga papel. Ipahiwatig ang postal code at post office box number sa website. Tandaan na bayaran ito sa tamang oras.
